Statsbygg har innført eiendomsforvaltningssystemet ISY Eiendom 8 for å få en mer helhetlig, fleksibel og effektiv forvaltning av selskapets store eiendomsportefølje. Det har redusert tiden og ressursene Statsbygg legger ned på å håndtere og regulere leiekontrakter, effektivisert en rekke sentrale prosesser og bedret samhandlingen med selskapets andre forretningssystemer.
– Vi har ikke måltall på alle områdene per i dag, men så langt ser vi en betydelig effektivisering knyttet til utføring, kontroll og effektuering av fakturagrunnlag, sier Christian Lindberg, seniorrådgiver i Statsbygg.
Kompleks portefølje
Statsbygg forvalter i dag eiendommer over hele Norge, og i 55 land fra Sydpolen i sør til Svalbard i nord. I 2018 hentet selskapet ca. 4,8 milliarder kroner i husleieinntekter fra mer enn 2 200 aktive leiekontrakter. Med både statlige og private leietakere omfatter den komplekse porteføljen alt fra signalbygg som operahuset i Oslo til små hytter.
– Med så mange kontrakter i porteføljen kan vi oppnå store gevinster om vi bruker litt mindre tid på hver prosess. Å digitalisere og effektivisere kontraktforvaltningssystemet vårt har på denne måten gjort oss bedre rustet til å håndtere en økende kontraktmengde med mindre og mer effektiv ressursbruk, sier Leif Glømmen, prosjektleder for implementeringen av ISY Eiendom 8 hos Statsbygg.
Høye krav
At Statsbygg er vant til å stille store krav til effektive prosesser hos seg selv, gir seg også til uttrykk i kravene de stiller til sine leverandører. Det ble tydelig da Statsbygg i 2016 gikk ut med en offentlig anbudsrunde for å erstatte sitt daværende eiendomssystem. Anbudet ble vunnet av Norconsult Digital, som gikk inn for å skreddersy ISY Eiendom 8 til å møte Statsbyggs behov.
– Kravene ga imidlertid positivt utslag under arbeidet med utvikling og testing. Det er lettere å sikre at kunden har fått det de har bestilt når vi har detaljerte spesifikasjoner. Det kom så klart endringer underveis, men Statsbygg var gode på å fokusere på hva som skulle leveres i prosjektet og hva som skapte forretningsverdi for dem, sier systemkonsulent og prosjektleder Endre Nørstebø Lykke i Norconsult Digital.
Arbeidsprosesser som smidig utvikling og SCRUM gjorde også at Statsbygg kunne være svært aktive gjennom hele prosessen.
– Vi hadde jevnlige møter med Norconsult Digital med demonstrasjoner og testing, og ulike brukere fra Statsbygg deltok underveis for å verifisere at Norconsult Digital var på rett spor. Det at vi hadde med sluttbrukere gjorde at vi kunne avdekke misforståelser tidlig, og samtidig oppdage nye utviklingsmuligheter, sier Glømmen.
Endre Nørstebø Lykke
Avdelingsleder
Kontakt oss
