Bergen kommune samler tillatelser og arbeidsvarsling i én digital løsning

I dag brukes løsningen bredt i Bymiljøetaten, der ISY Road fungerer som en heldigital samhandlingsplattform mellom kommunen og eksterne aktører. Resultatet er bedre oversikt, mindre manuelt arbeid og mer forutsigbar saksbehandling i en stor og kompleks kommuneorganisasjon.

Fra manuelle prosesser til én samlet arbeidsflyt

Tidligere var flere av prosessene preget av manuelle rutiner og ulike systemer for forskjellige typer tillatelser. Med ISY Road har Bergen kommune samlet hele prosessen i én løsning.

For gravetiltak betyr det at hele livsløpet håndteres digitalt:

• søknad
• saksbehandling
• vedtak
• oppfølging under utførelse
• automatisk arkivering
• avslutning og historikk
  
  

Arbeidsvarsling og skiltplaner er integrert i samme sak som gravetillatelsen. Det gjør at trafikksikkerhet, HMS og regelverk kan vurderes samlet, i stedet for i separate systemer eller prosesser.

Det gir både bedre kontroll, tydeligere ansvarsfordeling og bedre dialog mellom kommunen, entreprenører og andre aktører som arbeider i offentlig grunn.

Bedre oversikt i en kommune med høy saksmengde

Bergen kommune håndterer store mengder saker og mange samtidige aktører. Da er det avgjørende å ha god oversikt og sporbarhet.

Med ISY Road får saksbehandlerne tilgang til:

• aktive og avsluttede saker
• komplett historikk på tiltak i offentlig grunn
• dokumentasjon og vedtak samlet på ett sted
• enklere oppfølging av kontroller og klager

Dette har gjort kommunen mindre sårbar og redusert avhengigheten av enkeltpersoner og lokale rutiner.

– Vi har fått mye bedre oversikt enn tidligere. Når all historikk og dokumentasjon ligger samlet, blir det enklere å følge opp saker over tid og sikre lik behandling, sier Andersen.

Én løsning for flere typer tillatelser

Bergen kommune bruker ikke bare ISY Road til gravetiltak. Løsningen benyttes også til:

• boligsoneparkering
• HC-parkering
• sykkelhangarer
• piggdekkoblat
• beboeranlegg og parkeringshus
• leie av kommunale byrom til arrangementer og uteservering

Ved å samle flere tjenester i samme løsning slipper kommunen å drifte separate systemer for hver ordning. Samtidig får innbyggere og næringsliv en mer helhetlig brukeropplevelse.

Kommunen har også integrert løsningen mot flere offentlige registre og systemer, blant annet ID-porten, Folkeregisteret, Kjøretøyregisteret, Public 360 og økonomisystemet UBW for fakturering.

Enklere dialog med entreprenører og næringsliv

En viktig gevinst for Bergen kommune har vært bedre samhandling med eksterne aktører.

Entreprenører kan søke digitalt, følge status på egne saker og motta vedtak og kommunikasjon i samme løsning. Det har redusert antall manuelle henvendelser og gjort prosessene mer forutsigbare for både kommunen og næringslivet.

– Entreprenørene forventer digitale tjenester som er enkle å bruke og gir god oversikt. Når de kan følge hele saken digitalt, sparer det tid både for dem og for oss, sier Andersen.

Bygger struktur for videre digitalisering

For Bergen kommune handler ikke dette bare om å digitalisere én enkelt tjeneste. Det handler også om å bygge en mer robust og sammenhengende måte å jobbe på.

Ved å samle tillatelser, arbeidsprosesser og kommunikasjon i én løsning får kommunen bedre grunnlag for videre utvikling, standardisering og samarbeid på tvers av fagmiljøer og etater.

– Bergen kommune viser hvordan kommuner kan bruke digitalisering til å skape bedre oversikt, bedre samhandling og mer effektive arbeidsprosesser. Resultatet er en løsning som gjør hverdagen enklere både for ansatte og eksterne aktører — og som kan være til inspirasjon for mange andre kommuner. Det er et viktig digitaliseringsløft, sier Anders Rognes, salgssjef i Norconsult Digital.



Foto: Margrethe Vikan Sæbø, Bergen kommune