Hos Mesta skal én jobb gjøre den neste bedre

For Mesta handler innføringen av ISY Project Controls om mer enn å erstatte et eksisterende kalkyleverktøy. Selskapet ønsker en mer felles og faktabasert arbeidsmåte, der informasjon og erfaringer kan følge prosjektet videre gjennom flere deler av arbeidsprosessen.

Behovet oppsto da Mestas eksisterende verktøy for kalkulasjon og tilbudsutarbeidelse ikke lenger ga et godt grunnlag for videreutvikling og drift. Samtidig så selskapet en mulighet til å forbedre sammenhengen mellom data og arbeidsprosesser.

Fra enkeltprosjekter til felles læring

For en stor entreprenørvirksomhet ligger det mye verdi i å kunne jobbe mer konsistent på tvers av prosjekter. Mesta valgte ISY Project Controls blant annet fordi løsningen dekker flere deler av arbeidsflyten i én plattform, og fordi den gir mulighet til å standardisere strukturer og arbeidsmåter for kalkulasjon og prosjektoppfølging.

– Vi ønsker å kalkulere mer enhetlig og med bedre kvalitet på jobbene våre og få et mer presist grunnlag for å styre prosjektene, samt lukke læringsloopen mellom kalkulasjon og gjennomføring av prosjektene, sier Dale.

Å lukke læringsloopen handler om at kunnskapen ikke skal stoppe når prosjektet er gjennomført. Erfaringer fra blant annet kalkulasjon, innkjøp og gjennomføring kan over tid gi et bedre faktagrunnlag for nye kalkyler og beslutninger. For Mesta er ambisjonen blant annet mindre manuelt arbeid, bedre kvalitet i selvkost og prosjektdata og mer sammenlignbar styringsinformasjon på tvers av prosjekter.

Sammenhengen starter allerede mellom kalkulasjon og innkjøp. Poster fra kalkylen kan brukes som grunnlag for innkjøpspakker til leverandører og underentreprenører, og mottatte tilbud kan føres tilbake i kalkylen.

– Det gir bedre arbeidsflyt og transparens for kalkulasjonsteamene. Når samme grunnlag brukes videre i budsjett og prosjektoppfølging, får vi bedre sporbarhet og kan oppdage avvik tidligere, sier Dale.

En ny løsning krever også nye arbeidsmåter

Mesta er fortsatt i implementeringsfasen, og arbeidet handler derfor like mye om mennesker, prosesser og arbeidsmåter som om selve teknologien.

– Det viktigste er å behandle dette som en endring i arbeidsmåte, ikke bare som innføring av et nytt system. Teknologien skaper ikke verdi alene. Vi må ha tydelig eierskap, gode prosesser, relevant opplæring og støtte tett på brukerne, sier Dale.

Mesta har valgt en trinnvis innføring med tilpasning, testing og opplæring. Superbrukere har en sentral rolle i arbeidet. Samtidig handler implementeringen om å finne riktig balanse mellom å tilpasse løsningen til Mestas behov og å etablere felles arbeidsmåter der det gir verdi.

For Mesta har Norconsult Digitals kjennskap til norske forhold og entreprenørbransjen også vært viktig, både i valget av løsning og med tanke på videre utvikling.

– Vi er svært godt fornøyde med teamet fra Norconsult Digital som har støttet oss gjennom hele prosessen. De har vist kunnskap og forståelse for utfordringene vi opplever i bransjen, og har vært tilgjengelige og løst problemer fortløpende, sier Dale.

Nå begynner løsningen å møte virkeligheten

Løsningen er testet, superbrukergrupper er etablert, og de første brukerne har begynt å kalkulere på reelle jobber i ISY Project Controls. Neste steg er videre utrulling, i første omgang i to forretningsområder.

Det er først etter hvert som løsningen brukes bredere gjennom prosjektløpet at Mesta vil kunne hente ut og dokumentere effektene av den nye arbeidsmåten. Ambisjonen er imidlertid tydelig.

– På sikt skal det bidra til økt faktabasert kalkulasjon, økt kvalitet i selvkost, mindre manuelt arbeid, bedre styringsinformasjon og flere lønnsomme prosjekter, sier Dale.

Og nettopp der ligger også den langsiktige tanken bak arbeidet: Prosjektdataene skal ikke bare fortelle Mesta hvordan en jobb har gått, men gi et bedre grunnlag for å forstå hvor prosjektet er på vei – og gjøre den neste jobben enda bedre.