Da det amerikanske investeringsselskapet Brookfield Business Partners kjøpte en tredjedel av Teekay i fjor, ble det besluttet at selskapets ulike forretningsenheter skulle skilles ut og danne et nytt, eget selskap, nemlig Altera Infrastructure. Ansvaret for overføring av IT-tjenestene fra Teekay til Altera landet på Madelene Stolpe.
– Dette skulle jo egentlig bare være et lite sideprosjekt, men det ble raskt klart at det var mer krevende enn som så. Å bygge opp en omfattende, global infrastruktur for tolv kontorer og 60 flytende assets, migrere 350 servere, 180 applikasjoner og 2.500 ansatte i ni land, med tilhørende mengder data og prosedyrer er ikke akkurat venstrehåndsarbeid, sier Madelene Stolpe, Chief Information Officer i Altera Infrastructure.
Planlegging for godt samarbeid
Opprinnelig var planen at Teekays IT-avdeling i Vancouver skulle lede overføringen, men mange avhengigheter var ikke tatt høyde for. Løsningen var å ta saken i egne hender. Stolpe satte seg ned med Tommy Walvåg, prosjektleder fra NoIS. Det viktigste grepet var å sette av mer tid til planlegging.
– Ledelsen ønsket å se fysiske bevis på at arbeidet var i gang, men vi så at vi måtte bruke mye tid på planleggingsfasen. Vi brukte nesten to måneder på å få på plass gode detaljerte planer, men det har vært nøkkelen til suksess, sier Stolpe.
Hovedutfordringene for prosjektet gikk langs to helt forskjellige løp. Det første gjaldt hvordan Altera og NoIS skulle rigge og gjennomføre et så stort og komplekst prosjekt, rent praktisk. Det andre gikk på hvordan de skulle kunne klargjøre den nye organisasjonen for å ta imot og forvalte det store antallet systemer.
Fokus på team
– Riktige folk og god metodikk er avgjørende. Det ble veldig synlig da korona kom. Da det traff, klarte vi fort å endre måten vi jobbet på samtidig som vi fortsatte å jobbe godt som team, sier Walvåg.
Men å ha et godt team for å gjennomføre overføringen var bare en del av regnestykket. Den andre utfordringen som dukket opp, var at det ikke fantes noen organisasjon på plass til å ta imot infrastrukturen fra Teekay.
– Teekay hadde laget planen. De skulle bare levere fra seg tjenestene. Vi brukte to måneder på å gjøre det klart at vi måtte bygge en organisasjon som var klar til å ta imot dette. Så brukte vi noen måneder på å bygge selve infrastrukturen, sier Walvåg.